Hjertmans Integritetspolicy

1. Inledning

För Hjertmans är den personliga integriteten viktig och i denna Integritetspolicy går vi igenom och förklarar hur vi behandlar och skyddar dina personuppgifter.

1.1. Hjertmans Sweden AB (”Hjertmans”, ”vi”, ”vår”, ”vårt”), med organisationsnummer 556699-1088, Marinvägen 1, 856 53 Sundsvall utför behandling av dina personuppgifter som kund eller intressent hos Hjertmans (”du”, ”dig”, ”dina”).

Hjertmans behandling av personuppgifter följer den allmänna dataskyddsförordningen (EU) 2016/679 (”Dataskyddsförordningen”).

1.2 Hjertmans Behandling av personuppgifter sker som huvudregel med grund i ett avtal med dig, den Registrerade. När Hjertmans Behandlar dina kontaktuppgifter för att kommunicera med dig och ett avtal inte är förestående sker behandlingen med grund i en intresseavvägning, berättigat intresse. Hjertmans berättigade intressen innebär även att vi kan kontakta dig, som privatperson eller representant för ett företag, för marknadsföring- eller för att kommunicera relevant information.

1.3 Hjertmans utför även vissa Behandlingar för att följa lagar och andra regler som beskrivs nedan.

2. Begrepp och definitioner

2.1 Med Behandling avses en åtgärd eller kombination av åtgärder beträffande Personuppgifter eller uppsättningar av Personuppgifter, oberoende av om de utförs automatiserat eller ej, såsom insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning eller ändring, framtagning, läsning, användning, utlämning genom överföring, spridning eller tillhandahållande på° annat sätt, justering eller sammanförande, begränsning, radering eller förstöring. I vissa fall kan även manuella register omfattas.

2.2 När vi säger Personuppgifter menar vi information som direkt eller indirekt kan hänföras till dig som individ. En Personuppgift är en upplysning som avser en identifierad eller identifierbar fysisk person, varvid en identifierbar fysisk person är en person som direkt eller indirekt kan identifieras särskilt med hänvisning till en identifierare som ett namn, ett identifikationsnummer, en lokaliseringsuppgift eller online identifikatorer eller en eller flera faktorer som är specifika för den fysiska personens fysiska, fysiologiska, genetiska, psykiska, ekonomiska, kulturella eller sociala identitet. Det handlar alltså inte bara om namn och personnummer utan kan även handla om bilder och e-postadresser.

2.3 Med Personuppgiftsansvarig menas en fysisk eller juridisk person, offentlig myndighet, institution eller annat organ som ensamt eller tillsammans med andra bestämmer ändamålen och medlen för

Behandlingen av Personuppgifter; om ändamålen och medlen för Behandlingen bestäms av unionsrätten eller medlemsstaternas nationella rätt kan den Personuppgiftsansvarige eller de särskilda kriterierna för hur denne ska utses föreskrivas i unionsrätten eller i medlemsstaternas nationella rätt.

2.4 Med Personuppgiftsbiträde menas en fysisk eller juridisk person, offentlig myndighet, institution eller annat organ som behandlar Personuppgifter för den Personuppgiftsansvariges räkning.

2.5 Med Registrerad menas den fysiska person som direkt eller indirekt kan identifieras genom en viss Personuppgift.

2.6 Med GDPR menas Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 av den 27 april 2016 om skydd för fysiska personer med avseende på Behandling av Personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter och om upphävande av direktiv 95/46/EG (allmän dataskyddsförordning).

2.7 Med SCC menas Kommissionens genomförandebeslut (EU) 2021/914 av den 4 juni 2021 om standardavtalsklausuler för överföring av Personuppgifter till tredjeländer i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679, eller senare uppdaterad version.

2.8 Övriga eventuella GDPR-relaterade begrepp som inte definieras här ska ha samma innebörd i denna Integritetspolicy som anges i artikel 4 i GDPR.

3. Ändamålen med behandlingen

3.1 Hjertmans behandlar dina personuppgifter när detta är nödvändigt för att ingå avtal med dig och för att uppfylla avtalet. Att lämna personuppgifter till Hjertmans är en förutsättning för att ingå ett avtal med Hjertmans som inte kan tillhandahålla sina varor online utan att behandla personuppgifter.

3.2 Om dina personuppgifter lämnas till Hjertmans för att erhålla information från Hjertmans kommer Hjertmans endast att behandla dina personuppgifter för att följa för detta ändamål och de ytterligare behov som kontakten kan föranleda.

3.3 Dina personuppgifter kan även Behandlas av oss för att kontakta och kommunicera med dig bland annat för utskick av nyhetsbrev. Det betyder att du kan stoppa behandlingen av dina personuppgifter så snart vi kontaktat dig om du inte längre är intresserad.

3.4 Behandling av personuppgifter genomförs även av Hjertmans för att uppfylla rättsliga förpliktelser som åvilar Hjertmans enligt Bokföringslagen (SFS 1999:1078).

4. Personuppgifter som behandlas

4.1 Hjertmans samlar in och behandlar olika typer av personuppgifter inom ramen för sin verksamhet. Informationen lämnas antingen direkt av dig eller samlas in av Hjertmans för att komplettera uppgifterna du lämnat.

4.2 Följande personuppgifter kan Hjertmans komma att samla in från dig när du handlar online eller vid ingående i någon annan typ av avtal:

a) Uppgift om din identitet – förnamn, efternamn och personnummer.
b) Dina kontaktuppgifter – adress, e-postadress, telefonnummer.
c) Ekonomisk information – uppgift om din inkomst och din belåningsgrad.
d) Kreditupplysning – uppgift från kreditupplysningsföretag för att bedöma din kreditvärdighet.

4.3 Om du kontaktar Hjertmans kundtjänst för hjälp eller information kommer ärendet kräva att Hjertmans behandlar dina personuppgifter. Personuppgifter som behandlas inom ramen för kundtjänst kan exempelvis vara:

a) Uppgift om din identitet – såsom förnamn, efternamn och personnummer. Om du också lämnar uppgift om andras identitet kommer Hjertmans inte att spara den informationen om det inte krävs för ärendet eller för att utreda bedrägeri eller annat ärende.
b) Kontaktuppgifter – såsom adress, e-postadress, mobilnummer och telefonnummer, folkbokföringsadress (kan samlas in från Skatteverket för att säkerställa att adressen stämmer).
c) Ärendebeskrivning – vid din kontakt och beskrivning av supportärendet kan Hjertmans inte styra vilka uppgifter du lämnar. Din ärendebeskrivning kan därför omfatta personuppgifter som Hjertmans inte har anledning att behandla. Sådana personuppgifter kommer inte Hjertmans att lagra.

5. Mottagare av personuppgifter

5.1 Hjertmans verksamhet förutsätter att Hjertmans samarbetar och interagerar med andra system och aktörer. Hjertmans kommer att överföra dina personuppgifter till andra organisationer när det är nödvändigt för att uppfylla (i) avtalet med dig, (ii) lag, författning eller beslut som Hjertmans eller dess dotterbolag måste efterleva. Följande typer av mottagare kan bli aktuella:

a) Banker – När nödvändigt kan dina personuppgifter lämnas till banker i samband med ingående av avtal.
b) Kreditupplysningsföretag – enligt den beskrivning som lämnas ovan kommer Hjertmans att lämna ut uppgifter om dig till kreditupplysningsföretag när Hjertmans måste bedöma din kreditvärdighet. Hjertmans gör detta för att bekräfta din identitet och bedöma din kreditvärdighet.

5.2 Hjertmans behandlar så mycket av sin data som möjligt inom EU/EES. Om data överförs för att behandlas av en leverantör eller underleverantör utanför EU/EES tillämpar Hjertmans och mottagaren SCC vilket säkerställer att mottagaren upprätthåller en skyddsnivå jämförbar med EU/EES.

6. Bevarande av personuppgifter

6.1 Personuppgifter bevaras bara så länge som är nödvändigt för att uppfylla de ändamål som beskrivits ovan. Det här betyder att de flesta personuppgifter som samlas in om dig kommer att raderas efter det att de inte längre ska bevaras enligt lag eller är nödvändiga för att uppfylla ett avtal med dig.

När du handlar av oss online behandlar vi följande uppgifter om dig:

Ändamålen	Vilka personuppgifter	Laglig grund
För att du som köpare ska få dina varor.	Namn, adress, telefonnummer och e-postadress	Avtal
För att du ska få information och marknadsföring från oss.	Namn, adress, telefonnummer och e-postadress	Berättigat intresse/samtycke
För att vi ska kunna bevaka dina garantirättigheter.	Namn, adress, telefonnummer och e-postadress	Avtal

Uppgifter som du lämnar som köpare lagras hos oss som längst 3år efter att du senast handlade hos oss. Uppgifter som du lämnar för att erhålla information utan att ha handlat hos oss lagras hos oss som längst 3 månader efter att du begärt att vi ska upphöra att sända dig information (alltså att det berättigade intresset upphört).

6.2 Hjertmans är skyldigt att bevara vissa personuppgifter i sju år för att följa skyldigheter enligt bokföringslagen.

7. Gallring av personuppgifter

7.1 Personuppgifter gallras när uppgifterna inte längre behöver bevaras.

7.2 När Hjertmans utför en gallring av personuppgifter (utför uppgiftsminimering) kan denna inte återkallas/återskapas och när gallringen utförts kan inte någon person längre associeras med den information som återstår.

8. Informationssäkerhet

8.1 Hjertmans vidtar som personuppgiftsansvarig lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda de personuppgifter som behandlas i enlighet med avsnitt 2 av Dataskyddsförordningen. Hjertmans har särskilda interna riktlinjer och processer för att hantera frågor om informationssäkerhet och för att förhindra och upptäcka läckor.

8.2 Om dina personuppgifter omfattas av en inträffad en personuppgiftsincident kan Hjertmans komma att kontakta dig i enlighet med Dataskyddsförordningen regleringar härför.

9. Dina rättigheter

9.1 Du har rätt att utan kostnad återkalla samtycke till en viss behandling utan att detta påverkar lagligheten av behandlingen innan återkallandet. Du kan därför återkalla samtycke från exempelvis en intresseanmälan om du ångrat dig och inte vill bli kontaktad av oss.

9.2 Du har rätt att vid vissa tillfällen överföra de personuppgifter Hjertmans behandlar rörande dig till en annan personuppgiftsansvarig, s.k. dataportabilitet.

9.3 Du har rätt att begära att behandlingen begränsas till lagring och att invända mot behandlingen.

9.4 Du har även rätt att begära ett registerutdrag, i elektroniskt format eller på papper. Hjertmans kommer då att sammanställa information om hur dina personuppgifter har behandlats och skicka denna till dig, normalt sett inom en månad.

9.5 Du har rätt att begära att Hjertmans rättar personuppgifter som du anser är felaktiga och att komma in med kompletterande personuppgifter (i särskilda fall) om du anser att de personuppgifter Hjertmans har behandlat har gett en felaktig bild av dig.

9.6 Du har rätten att begära att Hjertmans raderar dina personuppgifter. Hjertmans kommer då att radera personuppgifter som inte Hjertmans måste bevara för att uppfylla rättsliga förpliktelser. Hjertmans kommer också att fortsätta behandla personuppgifter i vissa andra fall, bland annat när personuppgifter måste behandlas för att uppfylla ett avtal med dig. Hjertmans kommer alltid att svara dig och förklara sin syn på vilka personuppgifter som Hjertmans har rätt att fortsätta behandla.

9.8 Du har alltid rätten att inge klagomål till tillsynsmyndigheten, i Sverige Integritetsskyddsmyndigheten (www.imy.se)

9.9 Om du vill begära ett registerutdrag, återkalla ett samtycke eller rätta/radera en uppgift ber vi dig att vända dig till Hjertmans på mailadress info@hjertmans.se.

________________

Denna policy är upprättad den 25 oktober 2020 samt uppdaterad den 8 december 2022.